Meny

E-auktion sänkte utgångspriset med 25 procent

Publicerad 2013-12-12 13:00

Försäkringskassan prövade elektronisk auktion på sin upphandling av kontorsmaterial redan 2013.

I år, 2017, har de gjort om samma upphandling i TendSigns nya autionsmodul med liknande resultat och mycket nöjda anbudsgivare!

Mattias Lindgren Försäkringskassan avdelning för upphandling och inköp− Vi tycker att det har fungerat mycket bra, auktionen föll väldigt väl ut, säger Mattias Lindgren, strategisk inköpare på Försäkringskassan i Östersund.

Försäkringskassan annonserade sin upphandling ”Allmänt kontorsmateriel och ergonomiprodukter” i mars 2013. Sedan den föregående upphandlingen fanns en noga sammansatt varukorg med cirka 270 produkter som utgör myndighetens standardsortiment.

Måste klara hela varukorgen

Anbudsgivarna var tvungna att offerera produkter på samtliga poster i varukorgen. Det lägsta sammanräknade beloppet före e-auktionen var drygt 9,3 miljoner kr. Fem företag lämnade anbud i upphandlingen.

Efter att ha kontrollerat att leverantörerna uppfyllde kvalificeringskraven utvärderades bland annat kraven på produkternas kvalité och ställda miljökrav. Alla fem godkändes här och oavsett offererat pris bjöds de in till e-auktionen i TendSign. Under auktionen handlade det bara om lägsta pris.

− Det gäller att ha ett totalpris på hela affären att arbeta med, säger Mattias Lindgren. I en auktion är det svårt att tänka sig att utvärdera flera saker samtidigt, till exempel olika bör-krav och pris.

Visma Commerce höll i det praktiska under e-auktionen, där fyra företag valt att delta.

− Det var väldigt enkelt, bara att sitta och titta på en bild som uppdaterades, säger Mattias.

Alla priser sänktes samtidigt

Budgivarna kände inte till sina konkurrenter men kunde hela tiden se aktuella bud. För att kunna lägga ett nytt bud var leverantörerna tvungna att lägga ett bud som var minst en procent lägre än det senast lagda.

Den procentuella sänkningen gällde hela varukorgen, priset på alla produkter sänktes med lika mycket. Efter en timme och en kvart var budgivningen slut och en vinnare kunde koras. Priset blev 6.965.000 kr för hela varukorgen, vilket var ca 2,3 miljoner kr och 25 procent under auktionens utgångsbud.

− Det är dock möjligt att lägsta anbud hade varit lägre än 9,3 miljoner om vi genomfört en traditionell upphandling utan e-auktion.

Pressas leverantörerna att bjuda under ”för mycket” i stridens hetta?

− Nej, jag tror att leverantörerna hade satt upp en gräns för hur lågt de kunde gå. Det är möjligt att de gick någon procent lägre än den uppsatta gränsen men leverantörerna känner till att Försäkringskassan nästan alltid avropar produkter från standardsortimentet.

− Det var alltså ingen mening för anbudsgivaren att chansa med lågt pris på varukorgen och räkna med att dra in vinsten på det övriga sortimentet.

Vad tyckte företagen?

− Jag har inte hört några kritiska synpunkter från de deltagande. Vi använder ju TendSign för att lämna anbud så företagen är vana vid det elektroniska verktyget, säger Mattias Lindgren.

Har du något tips till upphandlarkollegor i Sverige?

− Våga testa e-auktion! Vi på Försäkringskassan hoppas kunna genomföra fler upphandlingar på detta sätt. Om man har en bra kravspecifikation där det tydligt framgår vilka produkter/tjänster som efterfrågas och kommer att köpas samt har ett totalpris att jämföra med kan man ganska enkelt avsluta upphandlingen med en auktion och få fram en vinnare.

− Det är viktigt att leverantörerna känner till vad som ska köpas så att de kan lämna rättvisa priser. E-auktion bör heller inte utnyttjas inom områden där man vet att leverantörerna pressar priserna för att t ex ta marknadsandelar; då riskerar vi brister i kvalitén under avtalstiden för att priset är för lågt.

Senast ändrad 2013-12-12 13:00