Meny

Information om en ny metod att inhämta leverantörens egenförsäkran avseende kvalificeringskrav. 

Med de nya direktiven kom en ny metod att inhämta leverantörens egenförsäkran avseende kvalificeringskrav - European Single Procurement Document - ESPD.

I Sverige har vi dock inte riktigt landat i hur detta ska tillämpas i alla tänkta delar. Visma har deltagit på flera möten i Sverige med EU-kommissionen, representanter för regeringen och i t ex e-upphandlingsforum med intressenter från de olika aktörerna. Vi ingår även i ett konsortium kring ESPD i Norge med Difi som samordnare.

Det finns flera syften med ESPD från EUs perspektiv. Dels att börja få en tydligare enhetlighet i hur kvalificeringskrav ställs och uppfylls, men också att förenkla för leverantören.

Leverantören ska endast behöva svara att de uppfyller kraven (egenförsäkran), utan att behöva inkomma med bevisen i samband med anbudslämningen. Endast de vinnande anbudsgivarna ska behöva kontrolleras och/eller behöva lämna in bevis, innan tilldelningen sker. Leverantörerna ska också kunna återanvända sina tidigare ESPD svar i flera i tiden närliggande upphandlingar.

Utmaningarna i sverige är dock flera. Dels skickas inte längre anbud på papper, eller ens via mail utan i princip all upphandling sker i etablerade e-upphandlingsplattformar. Inte då heller i första hand med filer utan i smarta webbformulär som fylls i online.

Dessa plattformar hanterar redan all data strukturerat och kan utöver anbudsgivarnas egna svar även helt automatiskt utvärdera dessa baserat på vedertagna utvärderingsmodeller.

För ytterligare stöd vid kvalificering kan data dessutom automatiskt hämtas avseende t ex skatteinformation, bolagsinformation och kreditbetyg, direkt i tjänsterna.

Vissa delar, som t ex att begära utdrag ur brottsregistret, är sverige ännu inte redo att hantera. Vidare anpassning i berörda myndigheter kvarstår.

För att bana väg för den nya metoden har en ESPD-tjänst tagits fram på europeisk nivå.

Vi vill dock redan nu uppmärksamma er om att det nu finns primärt två sätt att hantera ESPD när du gör upphandling i TendSign. Dels genom att använda TS.Docs-formulär, dels med hjälp av EU:s ESPD-tjänst.

Efter möten med EU-kommissionen i januari framkom tydligt att den framtagna tjänsten INTE är önskvärd att använda i de nationer där etablerade e-upphandlingsplattformar finns utan att befintliga system istället ska användas och hellre över tid anpassas till de nya direktivens mål och syften.

 

Metod 1: Att ställa motsvarande krav genom TendSign.Docs strukturerade anbudsformulär

ESPD försäkran

 

Den gemensamma tolkningen efter mötet med EU-kommissionens representanter för ESPD-initiativet (och representanter för upphandlingsmyndigheten, regeringen och flera stora myndigheter) var att det inte i dagsläget föreligger något explicit krav i lagen att man ska använda vare sig ESPD-tjänsten, dess specifika formuleringar eller tekniska format. Det är ytterst kraven i direktiven som ska uppfyllas. De uteslutningsgrunder som anges i lagen ska ställas, inhämtas åtminstone självdeklaration för vid anbudstillfället och ska sedan innan tilldelning bevisas avseende de vinnande anbudsgivarna.

Flera av våra befintliga kunder har redan skapat egna versioner av formulär motsvarande de i ESPD-tjänsten. Det bör alltså inte föreligga några hinder att använda dessa.

Visma har också tagit fram ett första utkast på strukturerat dokument i TS.Docs- format där varje kriterium från ESPD-tjänsten ingår. Följdfrågor och specifika svarsformat har inte tagits med. Denna mall delas som system-mall och får fritt nyttjas och kopieras för eget behov och vidare anpassning.

Vi etablerar också en referensgrupp bland våra kunder som tillsammans kan arbeta vidare med en mall för hur man önskar att kvalificeringskraven ska besvaras i upphandlingar i TendSign.

 

Metod 2: Att nyttja EUs tjänst för ESPD

ESPD-tjänsten är i någon mening en tjänst för att skapa och uppdatera en XML- fil. Tjänsten lagrar ingen information utan du måste alltid gå till sista sidan och exportera ut filen för att inte förlora det arbete som påbörjats.

Tjänsten kan användas av både den upphandlande myndigheten och av leverantören. Den förra för att säga vilka kvalificeringskrav som ska ställas, och den senare för att fylla i sina svar.

Tjänsten kan också, efter anbudsöppning, användas för att läsa anbudsgivarens svarsfil om de bifogat en sådan (i XML- format) som en del av sitt anbud.

För att nyttja ESPD-tjänsten i kombination med TendSign gör du såhär:

Förberedelser i TendSign

  1. Etablera din upphandling i TendSign som vanligt.
  2. Beskriv i förfrågningsunderlaget hur kvalificering kommer att ske (genom ESPD-tjänsten)
  3. Annonsera din upphandling

    För att välja vilka krav du vill ställa i ESPD-tjänsten
  4. Direkt när annonsen mottagits av TED får du ett mail
  5. Kopiera ut det tillfälliga referensnumret (det inom parentes)
  6. Gå till ESPD-tjänsten: https://ec.europa.eu/tools/espd?lang=sv
  7. Välj att du är en upphandlande myndighet eller enhet
  8. Välj att du ska skapa ett nytt upphandlingsdokument
  9. Ange det tillfälliga referensnumret från punkt (5) ovan
  10. Välj i vilket land din myndighet finns
  11. Välj “Nästa”
  12. Du får nu grundläggande uppgifter om upphandlingen ifyllda (annars fyll i manuellt)
  13. Välj “Nästa”
  14. Granska de obligatoriska uteslutningsgrunderna (A och B)  - du kan inte kryssa ur
  15. Välj vilka av de frivilliga kvalificeringskraven du vill inkludera (C)
  16. Välj om du vill hävda några nationella uteslutningsgrunder (D) - bör ej vara relevant i Sverige.
  17. Välj “Nästa”
  18. I Del IV kan ytterligare urvalskriterier väljas
  19. Välj “Nästa”
  20. Här uppmanas man att klicka på “Exportera” men man ska dock välja “Översikt”
  21. Scrolla längst ner och välj “Download as” (ej översatt i skrivande stund)
  22. Här kan du välja att spara ner det förberedda underlaget som XML, PDF eller båda
    1. Väljer du “XML Format” får du endast en XML- fil
    2. Väljer du “PDF Format” får du en PDF
    3. Väljer du “Both formats” får du båda formaten + en liten textfil på engelska i ett komprimerat ZIP-arkiv
  23. Notera var du lagrat dina nedladdade filer

    Lägg upp filen som en del av underlaget i TendSign
  24. Återgå till TendSign och aktuell upphandling
  25. Ladda upp espd-request.xml (och ev PDF om du vill) till publikt förfrågningsunderlag

 

Varje leverantör behöver i sitt anbudsarbete

  1. Hitta annons om din upphandling
  2. Hämta underlaget
  3. Förstå instruktionen om att ESPD ska fyllas i via extern tjänst och sedan bifogas anbudet

 

Leverantörens tågordning blir

  1. Ladda ner espd-request.xml
  2. Gå till https://ec.europa.eu/tools/espd?lang=sv
  3. Välj “Jag är en ekonomisk aktör”
  4. Välj “Importera ett upphandlingsdokument”
  5. Ladda upp filen från steg 1 strax ovan
  6. Välj företagets säte (land)
  7. Fyll i alla nödvändiga uppgifter (5 sidor)
  8. (Förstå vad som avses och hur det ska besvaras)
  9. Gå till sista steget
  10. Här uppmanas man klicka på “Exportera” men man ska dock välja “Översikt”
  11. Scrolla längst ner och välj “Download as” (ej översatt i skrivande stund)
  12. Här kan du välja att spara ner det förberedda underlaget som XML, PDF eller båda
    1. Väljer du “XML Format” får du endast en XML-fil
    2. Väljer du “PDF Format” får du en PDF
    3. Väljer du “Both formats” får du båda formaten + en liten textfil på engelska i ett komprimerat ZIP-arkiv
  13. Notera var du lagrat dina nedladdade filer

    Åter i TendSign kan anbudsgivaren:
  14. Ladda upp espd-response.xml (samt ev PDF), eller kanske de väljer espd-response.zip
  15. Fyll i övriga frågor i TendSign
  16. Skicka anbudet

 

När du som upphandlare efter anbudsöppning önskar läsa en espd-response.xml

  1. Ladda ner espd-response.xml (eller .zip) från den specifika leverantörens anbud i TendSign
  2. (om det var en zip du laddade ner så packa upp den så att du kan se espd-response.xml)
  3. Gå till https://ec.europa.eu/tools/espd?lang=sv
  4. Välj att du är en upphandlande myndighet eller enhet
  5. Välj att du ska granska ett upphandlingsdokument
  6. Ladda upp filen från steg 1 eller 2 strax ovan
  7. Välj i vilket land din myndighet finns
  8. Välj “Nästa”
  9. Du kan nu läsa innehållet i ESPD:n för den aktuella anbudsgivaren

Repetera dessa steg för samtliga anbudsgivare du önskar granska.

 

Mer information

Var du inte med på Upphandlingsdagarna kan du se ett intressant klipp om ESPD här: 

http://www.offentligaaffarer.se/2017/02/06/e-upphandling-espd-och-leverantorsprovning/

 

Vad händer framåt?

Visma ingår i ett konsortium med avsikt att bygga in stöd för ESPD-integration för vissa specifika meddelanden. Projektet löper fram till sista juni 2017. Det som i första hand är relevant är att kunna importera en leverantörs espd-response.xml i tjänsten och automatiskt få de kriterierna, som upphandlaren valt från ESPD-kraven, automatiskt besvarade med ja eller nej.

Vi avser därför att sätta unika identiteter på de frågor i TS.Docs som härrör till specifika krav i ESPD. I förlängningen kommer det också innebära möjligheter att t ex ta ut en motsvarande espd-request.xml med de krav som upphandlaren valt från en ESPD-mall, samt att ta ut leverantörens besvarande krav till en espd-response.xml för användning utanför aktuellt anbud.

 

Daniel Simonsson

 Är du intresserad av att delta i arbetsgruppen kring att skapa en motsvarighet till ESPD i  TendSign med hjälp av TendSign.Docs? Hör av dig!

 

 

 Daniel Simonsson
 Product Manager

 daniel.simonsson@visma.com

  Foto: Christos Mylonas