Meny

TendSign Docs förenklar upphandlingar för Fortifikationsverket

 

Karoline Lindström, upphandlare och systemadministratör på Fortifikationsverket ställde upp som pilotkund för att testa de nya strukturerade dokumenten TendSign Docs. Hon valde att testa funktionaliteten genom att direkt göra en riktig upphandling. Vi har bett henne utvärdera de nya strukturerade dokumenten i denna kundintervju. 

Karolin lyfter fram fem viktiga förbättringar:

  • Det blivit mycket smidigare att arbeta med dokument för upphandlingar med Docs.
  • Det är enklare att se hur frågor och kriterier är kopplade till varandra.
  • Nu kan man återanvända text i olika dokument på ett smidigt sätt.
  • Användarvänligheten har förbättrats betydligt i Docs vilket gör det mycket enklare för oerfarna användare att använda systemet. 
  • Jag behöver nu inte fungera lika mycket som experthjälp längre utan kan lägga mer tid på att granska underlagen ur teknisk synvinkel. 

 

 

Umaningar med gamla strukturerade dokumenten 

På Fortifikationsverket använde man strukturerade dokument i TendSign för att skapa elektroniska formulär för förfrågningsunderlag. Det hade fungerat bra, men krävde en rätt hög datamognad för att användarna skulle kunna dra full nytta av funktionerna. Det fanns också en del begränsningar som gjorde arbetet litet krångligt.

Ett exempel på det var om man byggde något från grunden och efter ett tag upptäckte att dokumentet borde lagts upp på ett annat sätt. Det tog mycket tid att åtgärda.

- Annat som var krångligt var att ändra rubriksättning och rubriknivåer. Om man inte tänkt sig för ordentligt innan exakt hur man ville ha det när man byggde upp rubrikstrukturen för nya dokument var det krångligt att flytta rubriker med mera, säger Karoline Lindström, upphandlare och systemadministratör på Fortifikationsverket.

 

När Visma lanserade TendSign Docs för att ersätta strukturerade dokument valde Fortifikationsverket att pröva den nya modulen i full drift så snabbt som möjligt. Bild på ett Exercishus, Boden. Foto: Nino Monastra

 

TendSign Docs pilottestades på en riktig upphandling

När Visma lanserade TendSign Docs för att ersätta strukturerade dokument valde Fortifikationsverket att pröva den nya modulen i full drift så snabbt som möjligt. Karoline Lindström gick in i Docs så fort hon blev insläppt och valde att testa det genom att direkt göra en riktig upphandling.

Det gick smidigt, men eftersom det var ett nytt system fanns det saker som kunde fungera bättre och här märktes en underliggande skillnad mellan Docs och strukturerade dokument.

- Det gick väldigt snabbt för Visma att fixa det som var problematiskt. Ville man ha liknande förändringar i strukturerade dokument tog det mycket längre tid. Det har kommit väldigt mycket nytt bara på den korta tid sedan Docs släpptes så det verkar som att Visma nu har en plattform som gör det enkelt att snabbt komma med förbättringar.

 

- Tröskeln för att komma in i Docs är betydligt lägre än för strukturerade dokument, som krävde rätt stor datamognad för att komma in i det, säger Karoline Lindström. Bild från Försvarsmedicinskt centrum, Göteborg. Foto: Nino Monastra. 

 

Utvärdering av den nya funktionaliteten

Till att börja med har det blivit mycket smidigare att arbeta med dokument för upphandlingar med Docs. Det går till exempel att se hela dokumentet på en gång och man behöver inte klicka sig in på en rubrik i taget som tidigare.

Nu kan man återanvända text i olika dokument på ett smidigt sätt. Tidigare när man exempelvis hade en kravspecifikation med en massa frågor kopplade till den och ville återanvända det dokumentet i en annan upphandling fast med andra svarsalternativ så var det krångligt.

- Man var tvungen att kopiera frågetexten, slänga den gamla frågan, starta en ny fråga och ställa in nya förutsättningar. Nu kan man behålla frågetexten och bara ändra alla förutsättningar för svaret, vilket går väldigt mycket snabbare.

Kvaliteten har också förbättrats i och med att det är enklare att se hur frågor och kriterier är kopplade till varandra. Något som tidigare var svårt att se.

- Förr fanns det två steg där man kunde hantera delar, kriterier och viktning. De visade nästan samma sak, men inte riktigt, vilket var förvirrande för de som inte arbetade mycket i systemet. Idag finns det samlat i en vy där du ser till vilket kriterium varje fråga är kopplad till.

Ser vi till användarvänligheten har den förbättrats betydligt i Docs, vilket gör det mycket enklare för oerfarna användare att använda systemet.

- Tröskeln för att komma in i Docs är betydligt lägre än för strukturerade dokument, som krävde rätt stor datamognad för att komma in i det. Docs kan sägas vara mer ”Office-liknande”, vilket gör det mindre skrämmande för de som inte använt det tidigare. Det är helt enkelt mycket enklare att förstå hur man ska använda Docs än strukturerade dokument.

De erfarna användarna å sin sida kan arbeta mycket effektivare i och med att de nu har funktioner för att snabbare bygga upp och ändra dokument. Dessutom kan den förbättrade användarvänligheten ge en extra bonus för dem i och med att de inte behöver lägga så mycket tid på att hjälpa de mindre erfarna användarna.

- Jag behöver nu inte fungera lika mycket som experthjälp längre utan kan lägga mer tid på att granska underlagen ur teknisk synvinkel. Istället för att fixa fel som en användare inte kan åtgärda granskar jag dokumentet som en kvalitetskontroll och kan ägna mig mer åt övergripande avtalsvård.

Vill du veta mer om TendSign Docs

 

Visma Commerce utvecklar TendSign − det ledande upphandlingsverktyget i Sverige. Läs mer om TendSign Docs

Kontakta oss gärna på tendsign@visma.com eller ring oss på 010 14 13 300.