Meny

Tips om avtalsprenumeration

Du missar väl inte möjligheten att aktivera prenumerationsfunktionen i avtalskatalogen? Funktionen innebär att era användare kan anmäla sig för att prenumerera på information om avtal och/eller avtalsområden.

I ett avtal med aktiverad prenumerationsfunktion finnslänken ”Prenumerera”.

 

 

Länken går till en enkel registrering av namn och e-postadress.

 

Registrerade användare läggs i gruppen ”Prenumeranter”, som du sedan kan rikta information till. Ingen information skapas med automatik, du har själv möjlighet att välja vad som skall finnas med. Du skapar ett massbrev och skickar det sedan till gruppen ”Prenumeranter”.

 

Ett tips är att du själv skapar dessa grupper genom att i TendSign enkelt lägga till de individer som du vill ha med i en specifik grupp. Om du exempelvis ansvarar för livsmedelsavtalen kan du skapa en grupp med köksansvariga eller andra intressenter. Man kan sedan i efterhand gå in i avtalet och se vilken information som skickats till gruppen.

Den som prenumererar på ett avtalsområdefår också information som skickas från något av de underliggande avtalen. Man kan avsluta sin prenumeration direkt i mailet om man önskar.

Vänd er till supporten för att aktivera funktionen för er organisation. Har ni mer än en avtalskatalog så gäller aktiveringen för alla kataloger.

Bjuda in deltagare till en upphandling

  • Gå till Upphandlingens startsida.
  • Peka på Grupper i övre menyraden och välj Visa grupper. Kommentar; Gruppen Ansvariga användare existerar alltid och innehåller alltid upphandlingens handläggare. Denna grupp har totala rättigheter. I denna grupp placeras deltagare som ska kunna göras till handläggare. Alternativet är att skapa en ny grupp och tilldela den önskade rättigheter och därefter lägga till medlemmar/deltagare.
  • Lägg till medlem i en grupp, genom att klicka på önskad grupp.
  • Klicka nu på Lägg till medlem. Sök nu efter organisationen som individen hör till.
  • Klicka på organisationens namn. Nu visas en lista över de individer som finns på organisationen.
  • Saknas personen du vill koppla in, i listan – används fritextfälten längre ner för att lägga till individen.
  • Markera bockrutan i kolumnen Valda individer för önskad individ och klicka på den blå knappen Lägg till ikryssade individer i gruppen.
  • Nu finns den tillagda individen i vald grupp. Kontrollera i kolumnen Systemanvändare att det står "Ja".
  • Om det står "Nej", klicka på Skapa gästkonto så får individen ett gästkonto skickat till sig.
  • Glöm inte att meddela deltagaren följande information:
  • Logga in i TendSign
  • Peka på Upphandlingar i övre menyraden och välj valet Upphandlingar i dropplisten.
  • Klicka nu på dropplisten Handläggare och markera den inbjudande handläggaren.
  • Klicka nu på den aktuella upphandlingens titel.
  • Nu är kopplingen skapad och upphandlingen återfinns på Min startsida.

Återta en annons

Du vet väl att det finns möjlighet att återta en annons om den inte har hunnit publiceras? Gå in i upphandlingsprocessen till "Annonsera" -> "Skapa annons". Klicka på "Hantera annonsen". Om den inte har blivit publicerad så finner du här en blå klickbar text som heter "Återta". Klicka på den texten och du har återtagit din annons.

Byt handläggare på ett objekt i TendSign

  • Gå till objektets (upphandlingens, avtalets, avtalsområdets, eller anbudets) startsida. I rutan för grunduppgifter om objektet står namnet på nuvarande handläggare.
  • Klicka på dropdown-menyn för att välja bland tillgängliga individer och markera den önskade.
  • Klicka därefter på Byt för att välja individen som handläggare. Kommentar; Endast om man byter handläggare på en upphandling får man nu frågan om man även vill flytta aktiviteter till den nye handläggaren.

OBS! Endast individer i gruppen Ansvariga användare kan göras till handläggare.
Om den önskade individen inte finns tillgänglig, beror det på att denne inte finns i gruppen Ansvariga användare. Läs i så fall vidare för ytterligare instruktioner.

Lägg till individ i gruppen Ansvariga användare

  • Gå till objektets (upphandlingens, avtalets, avtalsområdets, eller anbudets) startsida.
  • Peka på Grupper i övre menyraden och välj Visa grupper.
  • Klicka på gruppen Ansvariga användare.
  • Klicka på Lägg till medlem. Sök nu efter önskad individ (som måste ha ett systemanvändarkonto i TendSign).
  • Markera rutan i kolumnen Valda individer för önskad individ och klicka på den blå knappen Lägg till ikryssade individer i gruppen.
  • Nu finns den tillagda individen valbar som handläggare.

Att använda flera sessioner i Visma TendSign

Varför?

Visma TendSign använder så kallade sessionscookies för att hålla information som krävs för systemets funktion. En av funktionerna är att den håller reda på vilket objekt (upphandling, avtal, avtalsområde, etc.) som just nu bearbetas.

Om man har behov av att ha flera TendSign-fönster öppna samtidigt, är det viktigt att använda flera sessioner istället för flera flikar, så att systemet kan hålla isär om du jobbar med flera objekt samtidigt. Annars finns det risk att du skriver över ett objekt med information från ett annat. Det finns även risk för att du blir urloggad från systemet om du använder flikar istället för sessioner.

Hur?

I Internet Explorer version 8 och uppåt, åstadkommer du detta via "Arkiv" –> "Ny session". Då får du ett nytt fönster som även är en ny session, och därmed kan du jobba i två fönster samtidigt mot Visma TendSign.

Varför får jag träffar i hela landet fast jag valt en specifik region?

Sökningar som görs i Upphandlingsbiblioteket utgår bland annat från den NUTS-kod som angivits för upphandlingen. Om upphandlaren i annonsen har satt NUTS-koden "Sverige" räknas samtliga län in, och därför får du träff vid sökning på ex Västra Götaland även om den faktiska leveransorten kanske är i Skåne eller Västerbotten.

NUTS-koden är menad som huvudort för utförande/leverans. Om den kodas på en för generell nivå blir ett otydligt sökresultat en av konsekvenserna av det.

Det är oftast bara ett fåtal upphandlande organisationer som verkligen behöver leveranser i hela landet – till exempel Försäkringskassan eller Arbetsförmedlingen. En annan konsekvens är också att de leverantörer som bevakar offentlig upphandling får träffar utanför det geografiska område de bevakar.

Om du upptäcker att du får ett för brett sökresultat – prova då "Avancerad sökning" - där får du fler möjligheter att smalna av din sökning (t.ex. med CPV-koder) så att du kan få ett ännu bättre resultat.

I nya avtalskatalogen kan man välja vilken flik som ska visas som standard när man öppnar katalogen.

Grundlänken ser ut så här: https://contracts.opic.com/Home/Index/?eId=

Ersätt /Home/Index/ i grundlänken så att den istället ser ut så här:

Avtal: https://contracts.opic.com/Contract/?eId=
Avtalsområden: https://contracts.opic.com/ContractArea/?eId=
Leverantörer: https://contracts.opic.com/Supplier/?eId=

Se till att ditt specifika eId (= lång textsträng) följer med, det är det som gör att rätt katalog hämtas fram.

Du vet väl att du kan styra innehållet på "Min startsida" via "Profil" -> "Mina inställningar"?

Där kan man bland annat styra antal poster per sida, påminnelser och hjälptexter.

Du vet väl att du i TendSign kan ange en "Sista dag för frågor" i tidsplanen?

Inställningen hittar du till höger på sidan i steget "Planera" -> "Tidsplan" i upphandlingsprocessen. För leverantörer visas informationen under fliken "Frågor och svar" i annonsen.

Alltid tillgängliga.

Vi jobbar för att du ska få hjälp när du behöver den. Vår bemannade support finns tillgänglig måndag – fredag kl 08.00 – 17.00 och kompletteras av ett hjälpbibliotek som du når dygnet runt, vardag som helg.

I Hjälpbiblioteket kan du söka bland vanliga frågor och svar, och få tillgång till korta instruktioner och manualer. Du når hjälpbiblioteket dels via vårt feedback-verktyg Uservoice, dels via menyvalet Hjälp på Min startsida i TendSign.

För att underlätta för anbudsgivare i TendSign att komma i kontakt med supporten, kan du hänvisa direkt till vårt supportnummer i förfrågningsunderlaget.

Numret till support för anbudsgivare är 010-14 13 150.

Nu får du ett ärendenummer

när du kontaktar vår support via mail. Ett automatiskt svar skickas direkt som bekräftelse, och innehåller ett unikt ärendenummer. Spara numret ifall du behöver kontakta oss igen i samma ärende.

Det enklaste är att besvara bekräftelsemailet och behålla ärendenumret i ämnesraden. Det hjälper oss att hjälpa dig.

Du vet väl att du endast behöver bocka för "Skicka e-post direkt"

på sista frågan när du svarar på flera frågor i "Frågor och svar" samtidigt? Detta gör att leverantören bara får ett mail med samtliga frågor och svar.

Innan du kontaktar supporten via telefon eller e-post

är det bra om du låser upp ditt användarkonto för supportpersonalen, så att vi kan hantera ditt ärende så snabbt och effektivt som möjligt.

Så här låser du upp ditt konto:

  • Utgå från Min startsida och klicka på Profil i toppmenynSnett ner till höger, under rubriken Support markerar du radiorutan för Ja
  • Avsluta med att klicka på Spara supportval.

Som standard är kontot upplåst i 24 timmar. För vidare supporthjälp därefter, måste konto låsas upp på nytt. Du kan själv ställa in hur länge kontot ska vara upplåst.

Anbudsgivare

Är du leverantör och behöver support för TendSign? Klicka här!

Öppettider support

Helgfria vardagar kl. 7-17, med undantag för skärtorsdag och valborgsmässoafton då vi stänger kl.15. 

Sista tid för att skicka in nya annonser för garanterad* publicering samma dag är kl.15 under helgfria vardagar, med undantag för skärtorsdag och valborgsmässoafton då sista tid är kl.12.00. Andra tider kan förekomma vid enstaka tillfällen och meddelas då nedan.

*vid eventuella fel, som bristfälligt underlag vid CPV-kodning eller liknande, kan inte publicering samma dag garanteras. Annonsen kvalitetsgranskas innan publicering. Säkerställ att du finns tillgänglig för eventuella frågor tills dess att du fått besked om att annonsen är publicerad.