Meny

BTV effektiviserar med arkivfunktion

BTV Innkjøp behövde en lösning som kunde automatisera arbetet med upphandlingar samt arkivera den upphandlingsdokumentation som redan finns i elektronisk form i Visma TendSign.

– Hittills har vi på BTV Innkjøp lagt i snitt 3 timmar per upphandling på att manuellt arkivera upphandlingsdokumentation och de senaste 12 månaderna har vi genomfört drygt 200 upphandlingar i TendSign, förklarar Ole Henrik Fjeld. När vi är klara med en upphandling så har vi 10 till 500 dokument som ska in i ett arkiv, och hittills har vi lagt in dem manuellt.

Ytterligare ett behov var att komprimera alla dokument till zip-filer för att enkelt kunna offentliggöra upphandlingsdokument och skicka dem i elektronisk form, exempelvis till andra anbudsgivare och journalister om önskemål uppstår.

– Vi behövde en smidig lösning som kunde frigöra tid. På så sätt kan vi ägna mer tid åt upphandlingar istället, förklarar Ole Henrik Fjeld.

Arkivmodulen jobbar ihop med gamla systemet

BTV Innkjøp valde att integrera Visma TendSigns arkivfunktion med det befintliga arkivsystemet.

– Det är en användbar funktion som är enkel att använda och inte kräver någon utbildning. Vi har avlägsnat 90 % av vår manuella hantering med arkivfunktionen. Det är en enorm lättnad. Vi har redan arkivstruktur i TendSign och denna funktion hjälper oss att flytta över det till arkivsystemet enligt de krav som finns på hur vår information ska struktureras där.
Arkivfunktionen bidrar också till bättre och standardiserad kvalitet på arkivstrukturen. 

– När vi nu arkiverar upphandlingsdokumentation automatiskt innebär det att alla upphandlingar skapas och publiceras på ett standardiserat sätt, vilket underlättar när man sedan söker i arkivet. Exempelvis dokument som tillhör anbud finner man med en journalpost som heter anbud. Det är en stor fördel att undvika personliga preferenser på dokumentnamn.

Sparar 80 arbetsdagar per år

Eftersom varje inköp krävde i snitt 3 timmars manuell hanteringstid, och BTV Innkjøp har genomfört 200 upphandlingar de senaste 12 månaderna, räknar man med enorma tidsbesparingar.

– Vi sparar ca 80 arbetsdagar per år med arkivfunktionen, säger Ole Henrik Fjeld.

Den nya funktionaliteten är A och O för att få en effektiv vardag. Ole Henrik Fjeld anser att det är meningslöst att kasta bort tid på att manuellt flytta dokument från ett ställe till ett annat. Han lägger hellre sin tid på nya upphandlingar än ägnar timmar åt manuell dokumenthantering som arkivmodulen klarar på 2-3 minuter.

– Jag rekommenderar dig som har ett elektroniskt upphandlingssystem, att med automatik överföra data till arkivsystemet. Det är det enda rationella sättet att lösa det på, menar Ole Henrik Fjeld.

Är du intresserad av information kring arkivfunktionen?
Skriv till tendsign@visma.com eller ring 023-705 703.

Så tycker kunder

Ronneby kommun

BTV Innkjøp

Vill du veta mer?

Anbudsgivare

Är du leverantör och behöver support för TendSign? Klicka här!